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Das Onboarding fungiert als digitaler Personalfragebogen und bietet neben Zeitersparnis vor allem eine höhere Vollständigkeit und Qualität der Daten durch hinterlegte Prüfungen und Validierungen.
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Unter Einstellungen > Vorlagen > Onboarding > Onboarding-Vorlagen können neue Onboarding-Vorlagen angelegt (Hinzufügen) oder bestehende Vorlagen bearbeitet (Stift-Symbol) werden. Es ist möglich, mehrere Vorlagen parallel zu hinterlegen.
Im Tab „Allgemein“ werden neben dem Namen der Vorlage die Felder aktiviert, die der Mitarbeitende ausfüllen soll. Falls gewünscht können auch einzelne Themen als Pflichtfelder markiert werden. Zudem kann definiert werden, ob der Mitarbeitende Dateien hochladen darf. Zusätzlich können ein Bearbeitungshinweis und Dokumente hinterlegt werden, die auf der ersten Seite des Onboardings für den Mitarbeitenden sichtbar sind.
Im Tab „Versand“ kann während der Bearbeitungszeit optional eine Erinnerungsmail an den Mitarbeitenden gesendet werden. Anschließend wird die E-Mail ausgewählt, die der Mitarbeitende erhalten soll. Dabei ist wichtig, dass der Platzhalter "###OnboardingLink###" enthalten ist, damit ein individueller Zugangslink generiert werden kann. Abschließend lässt sich festlegen, ob die Vorlage für eine bestimmte Firma als Standard hinterlegt werden soll.
Unter Einstellungen > Module > Personalmanagement > Einstellungen > Zeiteinstellungen kann der Bearbeitungszeitraum für das Onboarding sowie der Zeitpunkt für die Erinnerungsmail vor Ablauf dieses Zeitraums festgelegt werden. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, den Bearbeitungszeitraum beim Versenden des Onboardings individuell für jeden Mitarbeitenden anzupassen.
Über Mitarbeiter > Mitarbeiterübersicht > bearbeiten > Mitarbeiterprofil kann im linken Rand über „Onboarding aktivieren“ einem Mitarbeitenden ein Onboarding-Link zugesendet werden. Dabei kann eine zuvor definierte Onboarding-Vorlage ausgewählt werden, deren Einstellungen automatisch greifen, jedoch bei Bedarf angepasst werden können. Zusätzlich zur Vorlage können hier noch die Kontaktperson im Tab „Allgemein“ sowie der Bearbeitungszeitraum im Tab „Aktivierung/Versand“ angegeben werden. Die Aktivierung und Versand der Onboardings kann auch ohne Onboarding-Vorlage vorgenommen werden.
Mit „Aktivieren und Zugangsdaten versenden“ erhält der Mitarbeitende die beiden E-Mails mit dem Zugangslink und dem Passwort. Alternativ kann über die Gruppenfunktion das Onboarding für mehrere Mitarbeitende gleichzeitig ausgelöst werden.
Nach dem Einloggen können Mitarbeitende ihre Daten in den definierten Feldern erfassen, vorhandene Dokumente einsehen oder neue hochladen. Erst nach vollständigem Ausfüllen kann die Bearbeitung abgeschlossen werden; ein nachträglicher Zugriff ist dann nicht mehr möglich. Sobald die Bearbeitung abgeschlossen ist, erhält die zuständige Kontaktperson eine Benachrichtigung, und alle erfassten Daten werden automatisch direkt im Mitarbeiterprofil hinterlegt.
Zuständige Anwendende erhalten über die Benachrichtigungszentrale folgende Meldungen: