<aside>
Unter Einstellungen > Vorlagen erfolgt die zentrale Verwaltung aller Vorlagen in sopea. Die Vorlagenverwaltung ermöglicht es, wiederkehrende Texte, Informationen und Einstellungen als Vorlage zu speichern, um diese zu einem späteren Zeitpunkt erneut zu verwenden. In der Regel stehen systemseitig vordefinierte Vorlagen zur Verfügung. Diese können entweder direkt verwendet oder für individuelle Anpassungen dupliziert und anschließend bearbeitet werden.
</aside>
Im Tab „Kategorien“ können Kategorien erstellt werden, denen anschließend die E-Mail-Vorlagen zugeordnet werden. Kategorien dienen dazu, die Vorlagen thematisch zu strukturieren und die Übersichtlichkeit zu erhöhen.
Im Tab „E-Mail“ können E-Mail-Vorlagen mit Betreff und Textinhalt erstellt werden. Innerhalb der Vorlagen können Platzhalter verwendet werden, um Inhalte automatisch aus den erfassten Daten zu befüllen.
Um eine reibungslose und personalisierte E-Mail-Kommunikation sicherzustellen, sollten die Platzhalter ###Begrüßung### und ###Signatur### grundsätzlich in jeder E-Mail-Vorlage enthalten sein.
Im Tab „Kategorien“ können Kategorien erstellt werden, denen anschließend die E-Mail-Anhänge zugeordnet werden. Kategorien dienen dazu, die Vorlagen thematisch zu strukturieren und die Übersichtlichkeit zu erhöhen.
Im Tab „E-Mail-Anhänge“ können Anhänge für den E-Mail-Versand hinterlegt werden. Diese Funktion eignet sich für Dokumente, die fest im System gespeichert werden sollen, wie zum Beispiel Anfahrtsbeschreibungen oder Informationsblätter. Die hinterlegten Anhänge können beim Versand von E-Mails ausgewählt und automatisch eingefügt werden.
Im Tab „Kategorien“ können Kategorien erstellt werden, denen anschließend die Dokumente zugeordnet werden. Kategorien dienen dazu, die Vorlagen thematisch zu strukturieren und die Übersichtlichkeit zu erhöhen.
Im Tab „Dokumente“ können Dokumentvorlagen erstellt oder bearbeitet werden. Dokumente werden jeweils einer Kategorie zugeordnet. Es stehen verschiedene Formatierungsmöglichkeiten zur Verfügung. Über „Öffnen“ können bereits fertige Dokumente, beispielsweise Word-Dateien, eingefügt werden. Damit die ursprüngliche Formatierung erhalten bleibt, empfiehlt es sich, in Seiteneinrichtung > Papier das Format A4 auszuwählen.
Zusätzlich können Platzhalter (###Platzhalter###) genutzt werden. Platzhalter dienen dazu, die im Platzhalter benannten Informationen automatisch mit den entsprechenden Daten aus dem Bewerbungs- oder Mitarbeiterprofil zu befüllen.
Anschließend können die erstellten Dokumentvorlagen direkt verwendet werden.
Im Tab „Kategorien“ können Kategorien erstellt werden, denen anschließend die Bildmotive zugeordnet werden. Kategorien helfen dabei, die Vorlagen thematisch zu strukturieren und die Übersichtlichkeit zu erhöhen.