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Mit dem Dokumentenmanager können neue Dokumente schnell erstellt und mit Platzhaltern gefüllt werden. Dabei lassen sich Daten strukturiert direkt aus dem Mitarbeiterprofil übernehmen. Bei Bedarf können die Dokumente zudem digital signiert und direkt in der Personalakte gespeichert werden.

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Dokumentvorlagen erstellen

Unter Einstellungen > Vorlagen > Dokumente können Dokumente als Vorlage angelegt werden, die anschließend im Mitarbeiterprofil verwendet werden können.

Mehr zur 🔎 Vorlagen

Dokument erstellen

Unter Mitarbeiter > Mitarbeiterübersicht > Mitarbeiterprofil kann am linken Rand über „Dokument erstellen“ ein neues Dokument für das jeweilige Mitarbeiterprofil angelegt werden. Zunächst wird die Bezeichnung des Dokuments festgelegt. Anschließend können Kategorie und Vorlage ausgewählt werden. Das Dokument lässt sich bei Bedarf anpassen, in der Vorschau ansehen oder als PDF drucken, wobei Platzhalter automatisch mit den Daten des Mitarbeiterprofils gefüllt werden.

Von hier aus kann auch eine neue Dokumentvorlage gespeichert werden.

Es stehen verschiedene Optionen zur Verfügung, wie das Dokument weiterverarbeitet wird:

• Speichern in der Personalakte (Kategorie und Register werden ausgewählt)
• Speichern und per E-Mail versenden
• Nur per E-Mail versenden, wobei angegeben werden kann, an wen die E-Mail geschickt werden soll

Zusätzlich besteht die Möglichkeit, eine digitale Signatur für das Dokument zu verwenden.

Digitale Signatur/Unterschrift

Erstellung und Versand durch HR

1. Im Mitarbeiterprofil über „Dokument erstellen“ ein neues Dokument öffnen.
2. Mindestens einen oder mehrere Platzhalter aus „Allgemein – Digitale Signatur“ einfügen, je nachdem ob eine Lesebestätigung oder digitale Unterschrift benötigt wird.
   • Platzhalter können für Arbeitnehmer, ggf. gesetzliche Vertreter und/oder Arbeitgeber verwendet werden.
   • Platzhalter können auch in Dokumentvorlagen hinterlegt werden: Einstellungen > Vorlagen > Dokumente