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Unter Einstellungen > Module > Personalmanagement werden alle Einstellungen für das Personalmanagement verwaltet. Die Konfiguration erfolgt global für das Kundenportal und kann mit entsprechender Berechtigung vorgenommen werden.
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Die Mitarbeiterphase dient der Systematisierung von Mitarbeitenden, um einen schnellen Überblick zu ermöglichen und Auswertungen zu erleichtern. Systemseitig sind verschiedene Mitarbeiterphasen angelegt, darunter Preboarding, Onboarding, Probezeit, Beschäftigt, Ruhend, Wiedereingliederung, Rente/Pension, Offboarding und Ehemalig. Diese Mitarbeiterphasen können direkt genutzt oder bei Bedarf über die Funktion „Hinzufügen“ um firmenspezifische Varianten ergänzt werden.
Der Mitarbeiterstatus bietet eine zusätzliche Möglichkeit, Mitarbeitende zu kategorisieren. Verfügbare Mitarbeiterstatus sind Neu, Aktiv, Passiv, Inaktiv und Archiviert. Auch diese Optionen sind standardmäßig im System hinterlegt und können bei Bedarf individuell erweitert werden.
Mit den Automatikfunktionen können sowohl Mitarbeiterphase als auch Mitarbeiterstatus automatisch angepasst werden. Die Änderungen erfolgen auf Basis individuell definierbarer Start- und Endzeitpunkte, wodurch Profile stets aktuell bleiben, ohne dass manuelle Anpassungen nötig sind.
Unter Personalnummern lassen sich firmenspezifische Einstellungen festlegen, einschließlich der automatischen Vergabe von Personalnummern, Personal-IDs und Holding-IDs.
Grundprinzip
Personalnummern werden pro Firma fortlaufend vergeben. Bei der Vergabe einer neuen Nummer prüft das System zusätzlich firmenübergreifend, ob diese Personalnummer bereits existiert. Ist sie bereits vergeben, wird sie nicht erneut verwendet.
Löschen von Personalnummern
Wird ein Mitarbeiterprofil vollständig gelöscht, wird die dazugehörige Personalnummer wieder frei. Bei Mitarbeiterprofilen mit dem Status „inaktiv“ oder „archiviert“ bleibt die Personalnummer weiterhin belegt.
Vergabe innerhalb derselben Firma
Wird in einer Firma ein neues Mitarbeiterprofil angelegt, erhält dieses grundsätzlich die nächsthöhere Personalnummer der bisherigen Zählung. Niedrigere, freigewordene Nummern werden dabei nicht automatisch wieder verwendet.
Vergabe in einer anderen Firma
Wird in einer anderen Firma ein neues Mitarbeiterprofil angelegt, kann eine zuvor freigewordene Personalnummer erneut vergeben werden, sofern sie aktuell in keiner Firma mehr existiert und innerhalb dieser Firma die nächste fortlaufende Nummer darstellt.