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Der Workflowmanager unter „Organisation“ ermöglicht die Strukturierung und Digitalisierung abteilungsübergreifender Prozesse im Unternehmen. In einzelnen Workflows werden über Workflowaufgaben Zuständigkeiten und To‑Dos festgelegt. Workflows können zudem miteinander verknüpft werden, um komplexe Prozessketten abzubilden. Nach der Erstellung werden die Workflows in den Workflowvorlagen für Mitarbeitende ausgeführt. Die Bearbeitung der einzelnen Aufgaben erfolgt durch die zuständige Person in der Workflowzentrale, während die übergreifende Workflowübersicht eine Auswertung des Status aller laufenden Workflows ermöglicht.

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Neuen Workflow anlegen

Ein neuer Workflow kann im Workflowmanager (unter “Organisation”) angelegt werden. Dabei stehen verschiedene Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung:

• Name: Vergabe eines aussagekräftigen Namens für den Workflow.
• Kategorie: Zuordnung zu einer zuvor in den Einstellungen definierten Kategorie, um Workflows thematisch zu strukturieren.
• Geltungsbereich: Definition, auf welche Firma, welchen Standort, welche Organisationseinheit, Funktionsgruppe oder Funktion der Workflow zutrifft.
  • Auswirkungen:
    1. Beim Workflow ausführen werden nur Mitarbeiterprofile angezeigt, die auf die festgelegten Kriterien passen.
    2. Bei den Berechtigungen sieht ein Benutzer in den Workflowvorlagen nur die Workflows, für die er aufgrund von Firma und Standort berechtigt ist, und in der Workflowübersicht nur die Workflows für die Mitarbeiterprofile, auf die er Zugriff hat.
• Gültigkeitsbereich: Festlegung von „Gültig von“ und „Gültig bis“, um Workflows zeitlich zu begrenzen. Diese Daten werden in den Workflowvorlagen in entsprechenden Spalten angezeigt.
  • Auswirkungen:
    1. Wird das Feld „Gültig bis“ geändert, erscheint ein Hinweis, dass alle bestehenden Verknüpfungen aufgehoben oder ersetzt werden müssen. Die Seite Workflowverknüpfungen dient dafür, Verknüpfungen zu verwalten. Nach Ablauf des „Gültig bis“-Datums ist der Ausführen‑Button ausgegraut, neue Workflows können nicht gestartet werden. Bereits gestartete Workflows werden weiterhin ausgeführt. Wurde ein Workflow für ein zukünftiges Datum geplant, wird er zunächst unter „Zukünftig“ angezeigt; liegt das neue „Gültig bis“-Datum vor dem Startdatum, wird der Workflow abgebrochen.
    2. Bei Workflows mit einem zukünftigen „Gültig von“-Datum kann beim Ausführen nur ein Datum gewählt werden, das nach diesem Datum liegt.

Diese Einstellungen sorgen dafür, dass Workflows gezielt auf bestimmte Mitarbeitergruppen und Zeiträume angewendet werden und gleichzeitig eine klare Steuerung von Berechtigungen und Verknüpfungen gewährleistet ist.

Workflowaufgaben

Ein Workflow kann aus einer oder mehreren Workflowaufgaben bestehen, die parallel oder hintereinander ablaufen.

Über „hinzufügen“ können neue Workflowaufgaben angelegt und in den Workflow integriert werden.

Allgemein

Ein Workflow besteht aus einzelnen Workflowaufgaben, die der Reihenfolge nach definiert und miteinander verknüpft werden. Nach der Vergabe des Namens einer Workflowaufgabe wird die Abfolge festgelegt. Die erste Aufgabe, die den Start des Workflows bildet, wird durch Aktivierung der entsprechenden Checkbox bestimmt. Nachfolgende Aufgaben werden jeweils so konfiguriert, dass sie starten, sobald die vorhergehende Workflowaufgabe einen bestimmten Workflowaufgaben-Status exakt oder mindestens erreicht hat. Dabei ist der Workflowaufgaben-Status aufeinander aufbauend, sodass entweder der exakt angegebene Status oder ein höherer Status erreicht sein muss. Der Startpunkt kann nachträglich angepasst werden, wobei alle vorhergehenden Aufgaben und deren Status überprüft und ggf. ergänzt werden müssen.

Die auszuführende Person wird für jede Aufgabe festgelegt, die für die Erledigung der Workflowaufgabe zuständig ist:

• Mitarbeitender: Der Mitarbeitende, für dessen Profil der Workflow ausgeführt wurde, erhält die Workflowaufgabe. Diese erscheint im Tab „Meine Workflowaufgaben“ bzw. als Onboarding-Link oder E-Mail.
• Primäre Führungskraft des Mitarbeitenden: Die primäre Führungskraft des Mitarbeitenden, für dessen Profil der Workflow ausgeführt wurde, sieht die Aufgabe im Tab „Meine Workflowaufgaben“ bzw. als E-Mail.
• Weitere/andere Person: Hier kann eine Organisationseinheit und/oder ein spezifischer Benutzer ausgewählt werden. Wird eine Organisationseinheit gewählt, sehen alle Benutzer dieser Einheit die Aufgabe unter „Workflowaufgaben für meine Organisationseinheit“. Wird ein Benutzer definiert, erscheint die Aufgabe im Tab „Meine Workflowaufgaben“ dieses Benutzers.