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Damit E-Mails an Bewerbende und Mitarbeitende zuverlässig zugestellt werden können, sollte der E-Mail-Server von sopea im SPF-Record der Unternehmensdomäne hinterlegt werden. Ergänzend empfiehlt sich die Einrichtung von DKIM.
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Die sopea HR-Cloud ermöglicht den Versand von E-Mails an Bewerbende und Mitarbeitende. Der Versand erfolgt technisch über den E-Mail-Server von sopea im Namen des Unternehmens (der Teil nach dem @-Zeichen der E-Mail-Adresse). Dies sorgt für ein einheitliches und professionelles Erscheinungsbild und unterstützt eine gute Zustellbarkeit sowie den direkten Rücklauf von Antworten.
Da der E-Mail-Server von sopea im Namen der Unternehmensdomäne versendet, prüfen empfangende E-Mail-Server, ob hierfür eine entsprechende Autorisierung vorliegt. Ist der Server nicht im SPF-Record hinterlegt, kann es vorkommen, dass E-Mails abgelehnt oder als Spam eingestuft werden. In solchen Fällen erreichen Nachrichten den vorgesehenen Empfängerkreis möglicherweise nicht.
Für eine zuverlässige Zustellung empfiehlt sich mindestens folgende Maßnahme:
Zusätzlich kann folgende Maßnahme sinnvoll sein:
Die Kombination beider Verfahren kann die Zustellrate weiter verbessern und die Vertrauenswürdigkeit der versendeten Nachrichten erhöhen.
Die Konfiguration von SPF und DKIM erfolgt durch die interne IT-Abteilung oder einen externen IT-Dienstleister mit Zugriff auf die DNS-Verwaltung der jeweiligen Domäne. Eine entsprechende Verfahrensanweisung steht nachfolgend zum Download bereit und kann den zuständigen Kontaktpersonen zur Verfügung gestellt werden.