Der neue Stellen-Workflow “Fachabteilungserinnerung” ist bald verfügbar.

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Die Fachabteilungserinnerung dient als Werkzeug, um manuell oder automatische Erinnerungen in Form von E-Mails bzw. Benachrichtigungen an Benutzerprofile der Fachabteilung zu senden. Damit sollen sie auf fehlende Bewertungen von Bewerbungen in der Bewerbungsphase „Fachabteilung“ hingewiesen werden. Die automatische Erinnerung erfolgt in drei Stufen. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, ab einem bestimmten Zeitpunkt weitere Benutzerprofile zu informieren.

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Einstellungen für die Fachabteilungserinnerung

Bewertungsform

Unter Einstellungen > Benutzerverwaltung > Fachabteilung wird festgelegt, welche Bewertungsformen für die Fachabteilung zur Verfügung stehen. Nur für diese Bewertungsformen ist es anschließend möglich, Workflows für die Fachabteilungserinnerung anzulegen.

Standard-E-Mails

Unter Einstellungen > Module > Recruiting > E-Mails > Standard-E-Mails können die systemseitig hinterlegten E-Mail-Vorlagen für den manuellen und automatischen Versand angepasst werden.

Bearbeitungszeit Fachabteilung

Unter Einstellungen > Module > Recruiting > Bewerbungen > Fachabteilung wird zunächst die Bearbeitungszeit Fachabteilung definiert. Sie legt fest, wie lange eine Stufe andauert, bevor die nächste Stufe eintritt. Diese drei Stufen sind mit dem Workflow der Fachabteilungserinnerung verknüpft. Eine Verkürzung der Tage innerhalb der Stufen der Bearbeitungszeit wirkt sich daher auf den Zeitpunkt der Erinnerungen in den angelegten Workflows aus.

Workflow für Fachabteilungserinnerung

Unter Einstellungen > Module > Recruiting > Bewerbungen > Fachabteilung werden die Workflows für die Fachabteilungserinnerung über „hinzufügen“ angelegt.

Allgemein

• Name des Workflows
• Firma und Standort Diese Filter unterstützen bei der späteren Zuordnung des Workflows zu einer Stelle. Wurde ein Workflow einer Stelle zugeordnet, bleibt diese Verknüpfung auch dann bestehen, wenn nachträglich die Firma oder der Standort des Workflows geändert wird.
• Beschreibung

Erinnerungsstufen

• Es können insgesamt maximal drei Stufen angelegt werden. Die Stufen werden ausschließlich in der vorgegebenen Reihenfolge versendet und können nicht übersprungen werden. Beispiel: Es liegt keine Bewertung vor, daher wird Stufe 1 versendet. Anschließend erfolgt eine Bewertung, sodass Stufe 2 nicht versendet wird. Wird die Bewertung danach wieder entfernt, wird Stufe 3 ebenfalls nicht versendet, da bereits Stufe 2 übersprungen wurde.

• Pro Stufe wird Folgendes festgelegt:

  • Zeitpunkt der Erinnerung: Legt fest, wann die Erinnerung der jeweiligen Stufe versendet wird. Der Zeitpunkt der Erinnerung kann maximal der Bearbeitungszeit dieser Stufe entsprechen.

  Beispiel zur Verdeutlichung: Die festgelegten Zeitpunkte der Erinnerungen sind: Stufe 1 = 2 Tage, Stufe 2 = 2 Tage Ablaufbeispiel: Montag: Der Bewerber tritt in die Bewerbungsphase „Fachabteilung“ ein = Workflowstart Dienstag: — Mittwoch: Erinnerung Stufe 1 wird versendet. Donnerstag: — Freitag: Erinnerung Stufe 2 wird versendet. Samstag: Erinnerung Stufe 3 wird versendet. Sonntag: —

  Hinweis: Die Human Delay-Funktion im Benutzerprofil (Benutzerprofil > Zeiteinstellungen > Versandzeitraum für automatische E-Mails) ist hierbei ebenfalls für die E-Mails und Benachrichtigungen wirksam. Wird beispielsweise im Benutzerprofil Montag bis Freitag als Arbeitszeit definiert, erfolgt der Versand der Stufe 3 aus dem obigen Beispiel, die regulär am Samstag versendet würde, erst am folgenden Montag. Änderungen an der Human Delay-Funktion wirken sich nur auf zukünftige Bewerbungen aus.

  • Fachabteilungserinnerung: Festlegung der Art (Benachrichtigung und/oder E-Mail), mit der die Fachabteilung bei fehlender Bewertung daran erinnert werden soll.
    • Benachrichtigung als Erinnerung aktivieren: Löst eine Benachrichtigung in der Benachrichtigungszentrale als Erinnerung aus.
    • E-Mail als Erinnerung aktivieren: Aktiviert eine E-Mail-Erinnerung. Als Vorlage dienen die in den Standard-E-Mails hinterlegten E-Mail-Vorlagen.
  • Benachrichtigungsbenutzer informieren: Legt fest, ob und auf welche Weise ein weiteres Benutzerprofil über die fehlende Bewertung informiert werden soll. Dieses Benutzerprofil wird später im Tab „Benachrichtigungsbenutzer“ festgelegt.
    • Benachrichtigung über ausstehende Fachabteilungsbewertung aktivieren: Löst eine zusätzliche Benachrichtigung zu ausstehenden Bewertungen in der Benachrichtigungszentrale aus.
    • Fachabteilungserinnerung per E-Mail in CC aktivieren: Der Benachrichtigungsbenutzer wird in Kopie (CC) der E-Mail aufgenommen, die an das Benutzerprofil gesendet wird, das die Bewertung noch nicht vorgenommen hat.