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Die Fachabteilungserinnerung dient als Werkzeug, um manuell oder automatische Erinnerungen in Form von E-Mails bzw. Benachrichtigungen an Benutzerprofile der Fachabteilung zu senden. Damit sollen sie auf ausstehende Bewertungen von Bewerbungen in der Bewerbungsphase „Fachabteilung“ hingewiesen werden. Die automatische Erinnerung erfolgt in drei Stufen. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, ab einem bestimmten Zeitpunkt weitere Benutzerprofile zu informieren.
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Unter Einstellungen > Admin Center > Bewerbungsübersicht wird festgelegt, welche Bewertungsformen für die Fachabteilung zur Verfügung stehen. Nur für diese Bewertungsformen ist es anschließend möglich, Workflows für die Fachabteilungserinnerung anzulegen.
Unter Einstellungen > Module > Recruiting > E-Mails > Standard-E-Mails können die systemseitig hinterlegten E-Mail-Vorlagen für den manuellen und automatischen Versand der Fachabteilungserinnerung angepasst werden.
Unter Einstellungen > Module > Recruiting > Bewerbungen > Fachabteilung kann die Bearbeitungszeit der Fachabteilung definiert. Sie legt fest, wie lange eine Stufe andauert, bevor die nächste Stufe eintritt. Diese drei Stufen sind mit dem Workflow der Fachabteilungserinnerung verknüpft. Eine Verkürzung der Tage innerhalb der Stufen der Bearbeitungszeit wirkt sich daher auf den Zeitpunkt der Erinnerungen in den angelegten Workflows aus.
Unter Einstellungen > Module > Recruiting > Bewerbungen > Fachabteilungserinnerung werden die Workflows für die Fachabteilungserinnerung über „hinzufügen“ angelegt.
Es können maximal drei Stufen angelegt werden. Diese werden ausschließlich in der festgelegten Reihenfolge versendet und können nicht übersprungen werden.
Beispiel Liegt zunächst keine Bewertung vor, wird Stufe 1 versendet. Erfolgt anschließend eine Bewertung, wird Stufe 2 nicht mehr versendet. Wird die Bewertung danach wieder entfernt, erfolgt auch kein Versand von Stufe 3, da Stufe 2 zuvor übersprungen wurde.